Der Beschaffungsprozess bildet den Ausgangspunkt zahlreicher Wertschöpfungsketten und entscheidet maßgeblich darüber, ob Materialien, Komponenten oder Dienstleistungen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind. Einer Optimierung der Beschaffungsprozesse kommt dementsprechend eine große Bedeutung zu – sie sichern die Produktionsfähigkeit und tragen so zur Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen bei. Je reibungsloser der Beschaffungsprozess funktioniert, desto flexibler kann ein Unternehmen auf Veränderungen im Markt, bei Lieferanten oder in der Nachfrage reagieren.

In der Praxis jedoch gestaltet sich die Optimierung dieser Prozesse häufig schwieriger als erwartet. Ursachen dafür liegen zumeist in fragmentierten Systemlandschaften, Medienbrüchen und intransparenten Abläufen. Process Mining schafft hier Abhilfe: Die datenbasierte Analysemethode macht reale Prozessabläufe auf Basis digitaler Spuren sichtbar und schafft objektive Einblicke in die tatsächlichen Beschaffungsabläufe. Dadurch ermöglicht das Verfahren eine faktenbasierte Optimierung der Beschaffungsprozesse.

Grundlagen rund um die Optimierung von Beschaffungsprozessen

Der Beschaffungsprozess umfasst alle Aktivitäten, die notwendig sind, um benötigte Güter und Dienstleistungen von externen Lieferanten zu beschaffen. Dieser Prozess durchläuft typischerweise fünf zentrale Phasen:

• Bedarfsanforderung: Identifikation und Spezifikation des Bedarfs durch die Fachabteilungen, einschließlich der Definition von Mengen, Qualitätsanforderungen und Lieferterminen.
• Lieferantenauswahl: Recherche potenzieller Lieferanten, Einholung von Angeboten, Bewertung nach definierten Kriterien und finale Auswahl des geeignetsten Anbieters.
• Bestellung: Formelle Auftragserteilung mit allen relevanten Konditionen, Lieferterminen und Spezifikationen sowie die anschließende Auftragsbestätigung.
• Wareneingang: Annahme, Prüfung und Verbuchung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen sowie die Weiterleitung an die anfordernde Stelle.
• Zahlungsabwicklung: Rechnungsprüfung, Freigabe und finale Bezahlung entsprechend den vereinbarten Zahlungskonditionen

Herausforderungen in der Optimierung des Beschaffungsprozesses

Ein Beschaffungsprozess erstreckt sich über verschiedene Abteilungen. Jede dieser Abteilungen arbeitet mit eigenen IT-Systemen, verfolgt unterschiedliche Ziele und hat spezifische Workflows. Diese organisatorische Fragmentierung führt zu Medienbrüchen, fehlenden Schnittstellen und manuellen Übertragungen, was wiederum Intransparenz, lange Durchlaufzeiten und erhöhten Abstimmungsaufwand nach sich zieht. Hinzu kommt, dass Prozesse nicht immer dem definierten Standard folgen: So werden beispielsweise Bedarfe außerhalb des vorgesehenen Prozesses gedeckt („Maverick Buying“).

All das wirkt sich negativ auf die Prozessqualität aus und macht es nahezu unmöglich, die tatsächliche Performance oder Ursachen für Verzögerungen objektiv zu beurteilen. Prozessschritte werden nicht systematisch dokumentiert, wodurch Lücken in der Nachvollziehbarkeit entstehen. Process Mining Tools bieten hier entscheidende Mehrwerte. Diese analysieren digitale Spuren, die in den IT-Systemen bei jeder Transaktion entstehen und setzen sie zu einem vollständigen Bild des realen Prozessverlaufs zusammen. Diese Transparenz bildet die Grundlage für eine datengestützte Optimierung von Beschaffungsprozessen.

Optimierung von Beschaffungsprozessen mit Process Mining – so funktioniert es

Process Mining ist ein datenbasiertes Analyseverfahren, das reale Geschäftsprozesse auf Grundlage digitaler Spuren in IT-Systemen rekonstruiert und visualisiert. Jeder Prozessschritt in Unternehmenssystemen wie ERP oder CRM hinterlässt einen digitalen Fußabdruck. Diese sogenannten Event Logs enthalten Informationen über Zeitstempel, durchgeführte Aktionen und zuständige Personen. Process Mining wertet diese Datenspuren aus und fügt sie zu einem vollständigen, objektiven Bild der tatsächlichen Prozessabläufe zusammen. Man unterscheidet hierbei zwischen Process Discovery (Prozessentdeckung), Conformance Checking (Konformitätsprüfung) und Enhancement (Prozessverbesserung).

Process Mining führt die im Beschaffungsprozess verstreuten Datenquellen zusammen und macht erstmals sichtbar, wie die einzelnen Schritte von der Bedarfsanforderung bis zur Zahlung tatsächlich ineinandergreifen.

Beschaffungsprozesse mit Process Mining optimieren: Beispiele & Use Cases

Beschaffungsprozesse umfassen zahlreiche, teils kleinteilige Workflows mit vielfältigen Wechselwirkungen. Process Mining schafft die nötige Transparenz, um solche Abläufe sichtbar zu machen und gezielt zu verbessern.

Maverick Buying eindämmen

Maverick Buying ist eines der häufigsten und kostspieligsten Probleme in der Beschaffung. Diese Beschaffungen entstehen oft durch Zeitdruck, unklare Prozesse oder mangelnde Systemintegration und gehen oft mit erhöhten Kosten und Compliance-Risiken einher. Process Mining identifiziert Maverick Buying automatisch, indem es Muster wie Wareneingang ohne Bestellung, Rechnungen ohne vorherige Bestellung oder ungewöhnlich schnelle Lieferzeiten erkennt. Die Technologie kann diese Abweichungen quantifizieren und ihren Ursprung zurückverfolgen, weshalb Process Mining im Einzelhandel wertvolle Steuerungsimpulse liefert.

Liegezeiten reduzieren

Der Wareneingang ist oft durch lange Liegezeiten zwischen Anlieferung und Buchung, unvollständige Wareneingangskontrollen oder parallele Erfassungen in mehreren Systemen geprägt. Process Mining macht transparent, wie lange Waren tatsächlich im Wareneingang verbleiben, bevor sie geprüft, gebucht und eingelagert werden. Process Mining für die Logistik identifiziert Engpässe bei der Wareneingangskontrolle und deckt auf, wo Medienbrüche zwischen verschiedenen Systemen zu Verzögerungen führen.

Unnötige Schleifen im Bestellprozess vermeiden

Im Bestellprozess führen manuelle Genehmigungsschritte, doppelte Erfassungen und fehlende Systemintegration zu erheblichen Verzögerungen. Process Mining zeigt auf, wo Prozesse nicht geradlinig verlaufen, welche Aktivitäten wiederholt durchlaufen werden und wie viel Zeit durch diese Schleifen verloren geht.

Doppelte Zahlungen eliminieren

In der Zahlungsabwicklung entstehen Ineffizienzen durch komplizierte Rechnungsprüfprozesse, unklare Freigabewege oder fehlende Abstimmung zwischen Einkauf und Buchhaltung. Process Mining visualisiert den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess und zeigt auf, ob dieselbe Rechnung mehrfach geprüft oder durch verschiedene Wege freigegeben wird.

Optimierung des Beschaffungsprozesses umsetzen – mit Process.Science

Die Einführung von Process Mining wird oftmals als Herausforderung wahrgenommen. Viele Unternehmen scheuen den Aufwand für zusätzliche Systemintegrationen oder befürchten komplizierte Implementierungen. Das ist gerade in der Beschaffung der Fall, wo Prozesse über Einkauf, Logistik, Buchhaltung und IT hinweg ablaufen.

Mit Process.Science gestaltet sich die Implementierung überraschend unkompliziert. Der entscheidende Unterschied: Unsere Lösungen lassen sich direkt in Ihre bestehenden Business Intelligence Plattformen integrieren. So analysieren Sie Ihre Prozesse dort, wo Ihre Daten ohnehin zusammenlaufen. Der Vorteil: Keine zusätzliche Plattform, keine Umwege, keine langen Einführungsprojekte. Stattdessen erhalten Sie schnell praxisnahe Einblicke in Ihre realen Abläufe. Mit unseren Out-of-the-box-Lösungen für Power BI und Qlik Sense können Sie direkt Potenziale zur Optimierung Ihrer Beschaffungsprozesse ableiten.