O processo de aquisição é o ponto de partida para várias cadeias de valor e desempenha um papel decisivo na determinação de se materiais, componentes ou serviços estão disponíveis no momento certo e no lugar certo. Otimizando os processos de aquisição é, portanto, extremamente importante — eles garantem a capacidade de produção e, assim, contribuem para a competitividade das empresas. Quanto mais suave for o processo de aquisição, com mais flexibilidade a empresa poderá responder às mudanças no mercado, entre fornecedores ou na demanda.

Na prática, no entanto, otimizar esses processos costuma ser mais difícil do que o esperado. As razões para isso geralmente estão em paisagens de sistema fragmentado, quebras de mídia e processos não transparentes. A Process Mining fornece uma solução aqui: o método de análise baseado em dados torna os fluxos reais do processo visíveis com base em traços digitais e fornece objetivos insights sobre os processos de aquisição reais. Isso permite que o método otimize os processos de aquisição com base em fatos.

Fundamentos da otimização dos processos de aquisição

O processo de aquisição abrange todas as atividades necessárias para adquirir os bens e serviços necessários de fornecedores externos. Esse processo normalmente passa por cinco fases principais:

• Especificação do requisito: Identificação e especificação de requisitos pelos departamentos especializados, incluindo a definição de quantidades, requisitos de qualidade e datas de entrega.
• Seleção de fornecedores: Pesquisar fornecedores em potencial, obter cotações, avaliá-los de acordo com critérios definidos e, finalmente, selecionar o fornecedor mais adequado.
• Encomenda: Fazer formalmente o pedido com todas as condições, datas de entrega e especificações relevantes, seguido pela confirmação do pedido.
• Recibo de mercadorias: Aceitação, inspeção e postagem dos bens ou serviços entregues, bem como encaminhamento ao departamento solicitante.
• Processamento de pagamentos: Verificação, aprovação e pagamento final da fatura de acordo com as condições de pagamento acordadas.

Desafios na otimização do processo de aquisição

Um processo de aquisição abrange vários departamentos. Cada um desses departamentos trabalha com seus próprios sistemas de TI, busca objetivos diferentes e tem fluxos de trabalho específicos. Isso fragmentação organizacional leva a quebras de mídia, perda de interfaces e transferências manuais, o que, por sua vez, resulta em falta de transparência, longos tempos de processamento e maior esforço de coordenação. Além disso, processos nem sempre seguem o padrão definido: por exemplo, os requisitos são atendidos fora do processo pretendido (“compra independente”).

Tudo isso tem um impacto negativo na qualidade do processo e torna quase impossível avaliar objetivamente o desempenho real ou as causas dos atrasos. As etapas do processo não são documentadas sistematicamente, resultando em lacunas na rastreabilidade. Ferramentas de Process Mining oferecem um valor agregado decisivo aqui. Eles analisam traços digitais criados em sistemas de TI durante cada transação e os compilam em um imagem completa do fluxo real do processo. Essa transparência forma a base para a otimização dos processos de aquisição baseada em dados.

Otimizando os processos de aquisição com a Process Mining — como funciona

A Process Mining é uma método de análise baseado em dados que reconstrói e visualiza processos comerciais reais com base em traços digitais em sistemas de TI. Cada etapa do processo em sistemas corporativos, como ERP ou CRM, deixa uma pegada digital. Esses chamados registros de eventos contêm informações sobre registros de data e hora, ações realizadas e pessoas responsáveis. O Process Mining avalia esses traços de dados e os combina para formar um imagem completa e objetiva dos fluxos reais do processo. É feita uma distinção entre descoberta de processos, verificação de conformidade e aprimoramento.

Process Mining reúne as fontes de dados dispersas no processo de aquisição e, pela primeira vez, revela como as etapas individuais da requisição de compra até o pagamento realmente se interligam.

Otimizando os processos de aquisição com a Process Mining: exemplos e casos de uso

Os processos de aquisição envolvem vários fluxos de trabalho, às vezes detalhados, com uma ampla variedade de interações. Process Mining cria a transparência necessária para tornar esses processos visíveis e melhorá-los de forma direcionada.

Reduzindo a compra de Maverick

A compra independente é um dos problemas mais comuns e caros nas compras. Essas compras geralmente surgem devido à pressão de tempo, processos pouco claros ou falta de integração do sistema e geralmente estão associadas a aumento de custos e riscos de conformidade. O Process Mining identifica automaticamente as compras independentes ao reconhecer padrões como mercadorias recebidas sem um pedido, faturas sem um pedido prévio ou prazos de entrega excepcionalmente rápidos. A tecnologia pode quantificar esses desvios e rastrear sua origem, e é por isso que A Process Mining fornece impulsos de controle valiosos no varejo.

Reduza os tempos de espera

O recebimento de mercadorias geralmente é caracterizado por longos tempos de espera entre a entrega e a postagem, verificações incompletas de recebimento de mercadorias ou entradas paralelas em vários sistemas. O Process Mining fornece transparência sobre quanto tempo as mercadorias realmente permanecem no recebimento das mercadorias antes de serem verificadas, publicadas e armazenadas. Process Mining para logística identifica gargalos na inspeção de recebimento de mercadorias e revela onde quebras de mídia entre diferentes sistemas causam atrasos.

Evite ciclos desnecessários no processo de pedido

Etapas de aprovação manual, entradas duplicadas e falta de integração do sistema levam a atrasos significativos no processo de pedido. A Process Mining revela onde os processos não estão funcionando sem problemas, quais atividades estão sendo repetidas e quanto tempo está sendo perdido como resultado desses ciclos.

Elimine pagamentos duplicados

O processamento de pagamentos geralmente é ineficiente devido a processos complicados de verificação de faturas, fluxos de trabalho de aprovação pouco claros ou falta de coordenação entre compras e contabilidade. O Process Mining visualiza o fluxo de trabalho completo de processamento de faturas e mostra se a mesma fatura foi verificada várias vezes ou aprovada por canais diferentes.

Implementando a otimização do processo de compras — com Process.Science

A introdução da Process Mining é frequentemente vista como um desafio. Muitas empresas evitam o esforço envolvido em integrações adicionais do sistema ou teme implementações complicadas. Esse é particularmente o caso de compras, em que os processos abrangem compras, logística, contabilidade e TI.

Com Process.Science, a implementação é surpreendentemente simples. A principal diferença: nossas soluções podem ser integradas diretamente às suas plataformas de business intelligence existentes. Isso permite que você analise seus processos onde seus dados já convergem. A vantagem: nenhuma plataforma adicional, sem desvios, sem longos projetos de implementação. Em vez disso, você ganha rapidamente insights práticos sobre seus processos do mundo real. Com nossas soluções prontas para uso para Power BI e Qlik Sense, você pode identificar diretamente o potencial para otimizar seus processos de aquisição.