Il processo di approvvigionamento è il punto di partenza per numerose catene del valore e svolge un ruolo decisivo nel determinare se materiali, componenti o servizi sono disponibili al momento giusto e nel posto giusto. Ottimizzazione dei processi di approvvigionamento è quindi estremamente importante: garantiscono la capacità di produzione e quindi contribuiscono alla competitività delle aziende. Quanto più agevole è il processo di approvvigionamento, tanto più un'azienda è in grado di rispondere in modo flessibile ai cambiamenti del mercato, tra fornitori o della domanda.

In pratica, tuttavia, l'ottimizzazione di questi processi è spesso più difficile del previsto. Le ragioni di ciò risiedono di solito in paesaggi di sistema frammentati, interruzioni mediatiche e processi non trasparenti. Il Process Mining offre una soluzione in questo caso: il metodo di analisi basato sui dati rende visibili i flussi di processo reali sulla base di tracce digitali e fornisce risultati oggettivi approfondimenti sui processi di approvvigionamento effettivi. Ciò consente al metodo di ottimizzare i processi di approvvigionamento sulla base di fatti.

Nozioni di base sull'ottimizzazione dei processi di approvvigionamento

Il processo di approvvigionamento comprende tutte le attività necessarie per procurarsi i beni e i servizi richiesti da fornitori esterni. Questo processo passa in genere attraverso cinque fasi chiave:

• Specifiche dei requisiti: Identificazione e specificazione dei requisiti da parte dei reparti specializzati, compresa la definizione delle quantità, dei requisiti di qualità e delle date di consegna.
• Selezione del fornitore: Ricerca di potenziali fornitori, ottenimento di preventivi, valutazione secondo criteri definiti e infine selezione del fornitore più adatto.
• Ordinazione: Effettuare formalmente l'ordine con tutte le condizioni, le date di consegna e le specifiche pertinenti, seguito dalla conferma dell'ordine.
• Ricezione della merce: Accettazione, ispezione e spedizione dei beni o servizi consegnati, nonché inoltro all'ufficio richiedente.
• Elaborazione dei pagamenti: Verifica della fattura, approvazione e pagamento finale in conformità con i termini di pagamento concordati.

Sfide nell'ottimizzazione del processo di approvvigionamento

Un processo di approvvigionamento si estende su più reparti. Ciascuno di questi reparti lavora con i propri sistemi IT, persegue obiettivi diversi e ha flussi di lavoro specifici. Questo frammentazione organizzativa porta a interruzioni multimediali, interfacce mancanti e trasferimenti manuali, il che a sua volta si traduce in una mancanza di trasparenza, lunghi tempi di produzione e un maggiore sforzo di coordinamento. Inoltre, i processi non sempre seguono lo standard definito: ad esempio, i requisiti vengono soddisfatti al di fuori del processo previsto («acquisto anticonformista»).

Tutto ciò ha un impatto negativo sulla qualità del processo e rende quasi impossibile valutare obiettivamente le prestazioni effettive o le cause dei ritardi. Le fasi del processo non sono documentate sistematicamente, con conseguenti lacune nella tracciabilità. Strumenti per il Process Mining offrono qui un valore aggiunto decisivo. Analizzano le tracce digitali create nei sistemi IT durante ogni transazione e le compilano in un quadro completo del flusso effettivo del processo. Questa trasparenza costituisce la base per l'ottimizzazione dei processi di approvvigionamento basata sui dati.

Ottimizzazione dei processi di approvvigionamento con Process Mining: come funziona

Il Process Mining è un metodo di analisi basato sui dati che ricostruisce e visualizza i processi aziendali reali sulla base di tracce digitali nei sistemi IT. Ogni fase del processo nei sistemi aziendali come ERP o CRM lascia un'impronta digitale. Questi cosiddetti registri eventi contengono informazioni sui timestamp, sulle azioni eseguite e sulle persone responsabili. Process Mining valuta queste tracce di dati e le combina per formare un quadro completo e oggettivo dei flussi di processo effettivi. Viene fatta una distinzione tra scoperta dei processi, verifica della conformità e miglioramento.

Estrazione di processo riunisce le fonti di dati sparse nel processo di approvvigionamento e, per la prima volta, rivela come le singole fasi dalla richiesta di acquisto al pagamento siano effettivamente interconnesse.

Ottimizzazione dei processi di approvvigionamento con Process Mining: esempi e casi d'uso

I processi di approvvigionamento coinvolgono numerosi flussi di lavoro, a volte dettagliati, con un'ampia gamma di interazioni. Process mining crea la trasparenza necessaria per rendere visibili tali processi e migliorarli in modo mirato.

Frenare gli acquisti di Maverick

L'acquisto anticonformista è uno dei problemi più comuni e costosi nel settore degli acquisti. Questi acquisti sono spesso dovuti alla mancanza di tempo, a processi poco chiari o alla mancanza di integrazione del sistema e sono spesso associati a aumento dei costi e dei rischi di conformità. Process Mining identifica automaticamente gli acquisti anticonformisti riconoscendo modelli come la merce ricevuta senza un ordine, le fatture senza un ordine precedente o i tempi di consegna insolitamente rapidi. La tecnologia può quantificare queste deviazioni e rintracciare la loro origine, ecco perché Il Process Mining fornisce preziosi impulsi di controllo nella vendita al dettaglio.

Riduci i tempi di posa

Il ricevimento della merce è spesso caratterizzato da lunghi tempi di attesa tra la consegna e la spedizione, controlli incompleti della ricezione della merce o registrazioni parallele in più sistemi. Il Process Mining fornisce trasparenza sul tempo effettivo di permanenza delle merci in entrata prima di essere controllate, spedite e immagazzinate. Process Mining per la logistica identifica le strozzature nell'ispezione della ricezione delle merci e rivela dove le interruzioni dei supporti tra i diversi sistemi causano ritardi.

Evita cicli inutili nel processo di ordinazione

Le fasi di approvazione manuale, le voci duplicate e la mancanza di integrazione del sistema portano a ritardi significativi nel processo di ordinazione. Il Process Mining rivela dove i processi non funzionano correttamente, quali attività vengono ripetute e quanto tempo si perde a causa di questi cicli.

Elimina i pagamenti duplicati

L'elaborazione dei pagamenti è spesso inefficiente a causa di complicati processi di verifica delle fatture, flussi di lavoro di approvazione poco chiari o mancanza di coordinamento tra acquisti e contabilità. Process Mining visualizza intero flusso di lavoro di elaborazione delle fatture e mostra se la stessa fattura viene controllata più volte o approvata tramite canali diversi.

Implementazione dell'ottimizzazione del processo di approvvigionamento con Process.Science

L'introduzione del Process Mining è spesso percepita come una sfida. Molte aziende evitano il impegno coinvolto in integrazioni di sistema aggiuntive o temono implementazioni complicate. Questo è particolarmente vero nel settore degli acquisti, dove i processi riguardano acquisti, logistica, contabilità e IT.

Con Process.Science, l'implementazione è sorprendentemente semplice. La differenza fondamentale: le nostre soluzioni possono essere integrate direttamente nelle vostre piattaforme di business intelligence esistenti. Ciò consente di analizzare i processi in cui i dati convergono già. Il vantaggio: nessuna piattaforma aggiuntiva, nessuna deviazione, nessun lungo progetto di implementazione. Invece, guadagni rapidamente approfondimenti pratici sui tuoi processi del mondo reale. Con le nostre soluzioni pronte all'uso per Power BI e Qlik Sense, puoi identificare direttamente il potenziale di ottimizzazione dei tuoi processi di approvvigionamento.