Process Mining im öffentlichen Sektor implementieren

Verbesserung der Bürgerdienste - für eine bessere Servicequalität

An untidy room with pieces of paper flying around.

Process Mining im öffentlichen Sektor: Vorteile nutzen

Bürger und Unternehmen erwarten zunehmend digitale, transparente und effiziente Verwaltungsprozesse. Diesen Erwartungen kommen Behörden aufgrund komplizierter, historisch gewachsener Prozessstrukturen nur schwer nach. Hier sorgen unzureichende Infrastruktur, veraltete Systeme und manuelle Bearbeitung für Medienbrüche, die die Servicequalität beeinträchtigen und unnötig personelle Ressourcen binden. Das Ergebnis sind lange Bearbeitungszeiten, die sowohl bei Mitarbeitern als auch bei Bürgern für Frustration sorgen.

Process Mining bietet dem öffentlichen Sektor einen innovativen Lösungsansatz für diese Probleme. Die Technologie ermöglicht es, tatsächliche Geschäftsprozesse anhand digitaler Spuren in IT-Systemen zu analysieren und zu visualisieren. Über die gewonnene Transparenz lassen sich Ineffizienzen und Engpässe in den oft undurchsichtigen abteilungsübergreifenden Prozessen gezielt beheben. Durch die Analyse von Prozessdaten können Behörden ihre Dienstleistungen effizienter gestalten, die Kundenerfahrung verbessern und letztendlich das Vertrauen der Bürger stärken.

INTERAKTIVE DEMO

A tidy space showing the integration of process.science with Power BI and Qlik Sense.

Deshalb gewinnt Process Mining im öffentlichen Sektor an Bedeutung

Process Mining ist eine datengetriebene Methode, die spezialisierte Algorithmen auf Ereignisprotokolldaten anwendet und so Trends, Muster und Details zum tatsächlichen Ablauf von Prozessen identifiziert. Grundlage dieser Technologie sind sogenannte Event-Logs – dabei handelt es sich um digitale Spuren, die bei der Bearbeitung von Vorgängen in IT-Systemen entstehen. Process Mining Tools nutzen diese Daten, um Abläufe automatisiert zu rekonstruieren, Abweichungen vom Soll-Prozess zu identifizieren und Optimierungspotenziale aufzudecken. Dabei können Daten aus verschiedenen Quellsystemen wie ERP- oder CRM-Systemen konsolidiert und analysiert werden, was ein ganzheitliches Bild über die Prozesslandschaft schafft und eine faktenbasierte Entscheidungsfindung ermöglicht. Die Technologie findet mittlerweile in den verschiedensten Branchen Anwendung und wird beispielsweise in der Energiewirtschaft für eine Prozessoptimierung genutzt. Auch wird Process Mining in der Baubranche mit IoT genutzt, um ungenutzte Potenziale zu heben.

Process Mining gewinnt im öffentlichen Sektor gerade hinsichtlich der zunehmenden Digitalisierung an Relevanz. Durch die Implementierung von E-Government-Initiativen entstehen kontinuierlich neue Datenpools in Verwaltungssystemen, die als wertvolle Grundlage für Process Mining dienen und bei Verwaltungsprozessen neue Möglichkeiten der Analyse eröffnen. So lassen sich im Rahmen der E-Government-Prozessintegration Automatisierungspotenziale erkennen und standardisierte Workflows effizienter gestalten – für eine datengetriebene, bürgerorientierte Verwaltung.

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A room which shows the topic of process mining.

So sorgt Process Mining im öffentlichen Sektor für mehr Effizienz

In der öffentlichen Verwaltung sind ineffiziente Abläufe ein wiederkehrendes Problem: Genehmigungsverfahren sind durch komplizierte Freigabeprozesse gekennzeichnet, bei denen Anträge mehrfach zwischen verschiedenen Abteilungen weitergeleitet werden. Auch im Beschaffungswesen kommt es aufgrund umständlicher Ausschreibungsverfahren, Vertragsfehlmanagement und mangelnder Transparenz zu Verzögerungen. Die Bearbeitung von Bürgeranliegen leidet ebenfalls unter unklaren Zuständigkeiten und redundanten Datenerfassungen, die den Prozess unnötig in die Länge ziehen.

Process Mining identifiziert und behebt diese Ineffizienzen mittels eines datenbasierten Ansatzes. Die Technologie ermöglicht es, Prozessvarianten zu identifizieren und zu vergleichen, wodurch Best Practices erkannt und auf ähnliche Prozesse übertragen werden können. Gerade die Analyse von Durchlaufzeiten schafft hier Mehrwerte, indem sie die Ursachen von Verzögerungen präzise lokalisiert. Dadurch können ineffiziente Bearbeitungsschleifen eliminiert und manuelle Tätigkeiten automatisiert werden, was mit einer erheblichen Kostenreduktion für die öffentliche Hand einhergeht. Gleichzeitig lassen sich auch hinsichtlich der Ressourcenallokation Optimierungen ableiten, da Behörden auf Grundlage objektiver Daten entscheiden können, wo Personal und Mittel am effektivsten eingesetzt werden sollten. Für Bürger und Unternehmen bedeutet das letztendlich schnellere Bearbeitungszeiten, transparentere Verfahren und eine höhere Servicequalität.

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Der Einstieg in Process Mining ist einfacher, als Sie denken. Dank der nahtlosen Integration mit bestehenden BI-Systemen wie Power BI oder Qlik Sense arbeiten Sie mit vertrauten Tools. Für einen schnellen „Proof of Value“ benötigen Sie lediglich:

Basisprozessdaten (Event Logs) aus Ihren Systemen, die unsere Lösung extrahieren kann
Einen Geschäftsprozess als Ausgangspunkt
1-2 Tage für die Ersteinrichtung und erste Ergebnisse

Qlik Sense Power bi

A room that demonstrates the process transparency that process.science creates.

Anwendungsfälle von Process Mining im öffentlichen Sektor

Process Mining bietet dem Gesundheitswesen wie auch dem öffentlichen Sektor vielfältige Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung. Durch die systematische Analyse von Ereignisprotokollen aus verschiedenen Verwaltungssystemen schafft die Technologie in verschiedenen Branchen Transparenz über undurchsichtige Abläufe und deckt Optimierungspotenziale auf. Für Process Mining im öffentlichen Sektor lassen sich folgende Use Cases festhalten.

Nachhaltigkeitsinitiativen-Analyse

Die Umsetzung von Nachhaltigkeitszielen stellt öffentliche Verwaltungen vor komplizierte Herausforderungen, da sie oft abteilungsübergreifende Koordination erfordert und Prozesse umfasst, die schwer zu überwachen sind. Process Mining ermöglicht dem öffentlichen Sektor eine detaillierte Analyse von Ressourcenverbrauch und CO2-Emissionen auf Prozessebene, indem es Daten aus verschiedenen Verwaltungssystemen zusammenführt und auswertet. Die Technologie identifiziert ressourcenintensive Prozessschritte und ineffiziente Abläufe, die zu unnötigem Energieverbrauch oder Materialverschwendung führen. Die kontinuierliche Überwachung von Nachhaltigkeitskennzahlen ermöglicht es Behörden, den Erfolg ihrer Initiativen zu messen und gezielt nachzusteuern, was zu einer effektiveren Umsetzung von Umweltzielen und einer nachweisbaren Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks beiträgt.

Compliance-Überprüfung im öffentlichen Dienst

Die Einhaltung regulatorischer Anforderungen stellt öffentliche Verwaltungen gerade hinsichtlich des Schutzes personenbezogener Daten vor Herausforderungen. Process Mining unterstützt bei der Compliance-Überprüfung, indem es die tatsächlichen Prozessabläufe transparent macht und Abweichungen von vordefinierten Standards automatisch identifiziert. Gerade die Datenschutz-Analyse schafft im öffentlichen Dienst Mehrwerte – so können Datenzugriffe und -verarbeitungen detailliert analysiert werden, was potenziellen Datenschutzverletzungen frühzeitig entgegenwirkt und die Einhaltung der DSGVO sowie anderer Datenschutzbestimmungen erleichtert.

Bürgerdienste-Optimierung

Bürgerdienste sind das Aushängeschild der öffentlichen Verwaltung und prägen das Vertrauen der Bürger in staatliche Institutionen. Process Mining kann Bürgerdienste deutlich effizienter gestalten, indem es systematisch Prozessengpässe identifiziert und Abläufe standardisiert. Die Technologie visualisiert die tatsächlichen Abläufe bei der Bearbeitung von Bürgeranliegen und zeigt auf, wo unnötige Wartezeiten entstehen oder Ressourcen ineffizient eingesetzt werden. Durch die Optimierung der mit der Bürgerbeteiligung zusammenhängenden Prozesse können Verwaltungen ihre Dienstleistungen gezielt an den Bedürfnissen der Bürger ausrichten. So können Verwaltungsprozesse mit Process Mining sowohl effizient als auch bürgernah gestaltet werden.

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A room that shows the unlimited application possibilities of process.science.

Process Mining im öffentlichen Sektor umsetzen – mit Process.Science

In der Implementierung von Process Mining im öffentlichen Sektor folgen wir bei Process.Science einem pragmatischen, praxisnahen Ansatz: Unsere Lösungen werden direkt in bestehende Business Intelligence Plattformen wie Microsoft Power BI und Qlik Sense integriert. Die nahtlose Integration ermöglicht eine schnelle, unkomplizierte Umsetzung, wobei nicht in bestehende Verwaltungssysteme eingegriffen werden muss. Unsere Process Mining Tools können flexibel sowohl On-Premise als auch in gängigen Cloud-Umgebungen wie Microsoft Azure, Amazon Web Services oder Google Cloud Services implementiert werden. Sie behalten die volle Kontrolle über jegliche Daten – es werden keine Informationen übermittelt. Mit Process Mining im öffentlichen Sektor erhalten Sie in wenigen Schritten einen umfassenden Einblick in Ihre Prozesseffizienz.

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