Reducción de los plazos de entrega con la Process Mining

Reducir los plazos de entrega es un factor de éxito importante en muchas empresas. Los plazos de entrega cortos significan una capacidad de respuesta más rápida y menores costos de inventario, un menor compromiso de capital y una mejor planificabilidad a lo largo de toda la cadena de valor. Al mismo tiempo, la optimización suele resultar más compleja de lo esperado: los procesos rara vez son lineales, sino que se caracterizan por repeticiones, desviaciones y interrupciones en los medios. Esta falta de transparencia dificulta la identificación de las causas de los retrasos y la implementación de las medidas adecuadas.

Process Mining ofrece una solución aquí: La tecnología permite mapear objetivamente los flujos de procesos reales basados en rastros digitales y, por lo tanto, hacer visibles las debilidades que a menudo permanecen ocultas en el día a día de las empresas. Para las empresas, el método ofrece una forma intuitiva de reducir de forma sostenible los plazos de entrega.

Fundamentos de la reducción de los plazos de entrega

El plazo de entrega describe el período de tiempo que tarda un proceso desde su inicio hasta su finalización. Por ejemplo, en la fabricación, mide el tiempo que tarda un proceso de producción desde la recepción del pedido hasta el envío de la mercancía.

Por regla general, el plazo de entrega consta de los siguientes componentes de tiempo:

Tiempo de transporte: Tiempo necesario para el transporte físico o digital de un proceso o producto entre las etapas del proceso.
Tiempo de inactividad: tiempo durante el cual no se está trabajando en un proceso y está a la espera de que se procese más, por ejemplo, en un almacén, una bandeja de entrada o un flujo de trabajo digital.
Tiempo de configuración: Tiempo para preparar un proceso o una máquina antes de que comience el procesamiento real.
Tiempo de procesamiento: tiempo activo durante el cual un proceso se lleva a cabo realmente o se procesa posteriormente.
Tiempo de control: Tiempo para las inspecciones, aprobaciones o medidas de garantía de calidad.
Tiempo de espera: Tiempo que transcurre debido a la falta de información, recursos o decisiones.

Cuanto más precisamente se registren los componentes temporales individuales, más específicamente se podrán identificar los cuellos de botella y reducir los plazos de entrega. Sin embargo, cuantificación precisa suele ser difícil porque faltan fuentes de datos fiables o solo se dispone de cifras clave agregadas. La Process Mining resuelve este dilema al capturar las marcas de tiempo reales de todos los pasos del proceso en función de los rastros digitales en los sistemas de TI, lo que permite un análisis completo y basado en datos de los distintos componentes del tiempo.

Optimización de los plazos de entrega con la Process Mining: cómo funciona

La Process Mining es un método de análisis basado en datos que hace visibles los flujos de procesos reales en función de los rastros digitales. Estos rastros o registros de eventos se generan automáticamente en los sistemas de TI y contienen información sobre los pasos del proceso, su secuencia temporal y los recursos involucrados. Herramientas de Process Mining evalúe estos datos, vincúlelo a un modelo de proceso completo, y así revelar dónde se ejecutan los procesos según lo planeado y dónde se producen retrasos, desvíos o cuellos de botella.

La Process Mining crea la base para reducir de forma sostenible los plazos de entrega. La tecnología permite realizar de manera sistemática identificar los cuellos de botella temporales. Muestra dónde hay tiempos de inactividad prolongados entre los pasos individuales del proceso, fases de espera recurrentes durante las aprobaciones o variantes de procesos en forma de bucle con repeticiones innecesarias. Al usar datos históricos, también se puede determinar qué tan estables o volátiles son los procesos individuales. La transparencia obtenida permite una intervención específica en las palancas que tienen mayor impacto en el tiempo de entrega.

La Process Mining es particularmente eficaz cuando los procesos se ejecutan en varios sistemas, como es el caso de la logística o la producción, por ejemplo. Process Mining en logística reúne estos datos dispersos y, por lo tanto, crea una base sólida para mejorar los procesos de manera sostenible. Lo mismo se aplica a Process Mining en producción.

Reducción de los plazos de entrega: métodos de optimización

La reducción de los plazos de entrega requiere un enfoque sistemático basado en un análisis bien fundamentado de los procesos existentes. Con los conocimientos de Process Mining, se pueden derivar e implementar medidas de optimización específicas. Presentamos las medidas más importantes para reducir el tiempo de entrega.

Eliminación de los tiempos de inactividad: Los tiempos de inactividad se producen cuando los procesos permanecen innecesariamente largos entre dos pasos de procesamiento. La Process Mining muestra dónde se producen estas pérdidas de tiempo, cuantifica su alcance y descubre los retrasos sistemáticos entre ciertos pasos del proceso.
Optimización de los procesos de aprobación y decisión: Muchos procesos se ralentizan debido al retraso en las aprobaciones o las inspecciones manuales. La Process Mining revela cuánto tiempo esperan los procesos individuales para obtener la aprobación, dónde existen obstáculos en el flujo de aprobación y en qué medida estos factores afectan al tiempo total de entrega.
Estandarización de variantes de procesos: Las diferentes rutas de procesamiento para los mismos procesos o procesos similares suelen generar ineficiencias. La Process Mining descubre todas las variantes de procesos existentes y permite una comparación sistemática con respecto a sus plazos de entrega. Debido a la posibilidad de estandarización, Process Mining ofrece un potencial considerable a la hora de abordar bienes de consumo.
Automatización de los pasos de trabajo manuales: Las actividades manuales y recurrentes suelen requerir mucho tiempo y son propensas a errores. La Process Mining identifica los pasos del proceso con un alto potencial de automatización al analizar su frecuencia, grado de estandarización y susceptibilidad a errores.
Optimización de recursos: Los cuellos de botella en el personal o las máquinas prolongan los tiempos de espera. La Process Mining analiza la utilización de los recursos a lo largo de todo el proceso e identifica con precisión dónde y cuándo se producen los cuellos de botella en los recursos.
Monitorización continua del proceso: La reducción de los plazos de entrega a largo plazo requiere una supervisión continua. La Process Mining s ofrece la posibilidad de supervisar en tiempo real el rendimiento de los procesos, de modo que las desviaciones puedan detectarse de manera temprana y puedan tomarse medidas correctivas.

Por qué vale la pena reducir los plazos de entrega

La reducción de los plazos de entrega afecta directamente al rendimiento operativo. Refuerza la competitividad, mejora la satisfacción de los clientes y crea un nuevo alcance en las operaciones diarias.

Compromiso de capital reducido: Los plazos de entrega más cortos significan menos capital consolidado en forma de inventario, productos semiacabados y trabajos en curso. Esto mejora la liquidez y permite realizar inversiones alternativas en actividades generadoras de valor.
Aumento de la productividad: La eliminación de los tiempos de espera y las actividades que no añaden valor conduce a una mayor productividad de los recursos existentes. Los empleados y los equipos pueden procesar más pedidos al mismo tiempo.
Fiabilidad de entrega mejorada: Con plazos de entrega más cortos y estables, aumenta la confiabilidad en el cumplimiento de las fechas de entrega. Esto reduce los pedidos urgentes, los turnos especiales y los costosos transportes urgentes.
Niveles de inventario más bajos: Los plazos de entrega más cortos permiten reducir las existencias de seguridad y el almacenamiento intermedio, lo que reduce los costos de almacenamiento y el riesgo de envejecimiento y pérdida de valor.
Mayor flexibilidad: Reducir los plazos de entrega significa poder reaccionar más rápido a los requisitos de los clientes, a los cambios del mercado o a las interrupciones de la cadena de suministro.

Reducción de los plazos de entrega: con la Process Mining de Process.Science

La introducción de la Process Mining es innecesariamente complicada en muchas empresas. Las soluciones convencionales suelen requerir meses de preparación y una amplia formación. Como resultado, muchas empresas evitan la implementación o los proyectos se atascan.

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