Reduzindo os prazos de entrega com a Process Mining

Reduzindo os prazos de entrega é um importante fator de sucesso em muitas empresas. Prazos de entrega curtos significam uma capacidade de resposta mais rápida e menores custos de estoque, menor comprometimento de capital e melhor planejabilidade ao longo de toda a cadeia de valor. Ao mesmo tempo, a otimização geralmente se mostra mais complexa do que o esperado: os processos raramente são lineares, mas são caracterizados por repetições, desvios e quebras de mídia. Essa falta de transparência dificulta a identificação das causas dos atrasos e a implementação de medidas adequadas.

A Process Mining fornece uma solução aqui: A tecnologia possibilita mapear objetivamente fluxos de processos reais com base em traços digitais e, assim, tornar visíveis os pontos fracos que geralmente permanecem ocultos nos negócios do dia a dia. Para as empresas, o método oferece uma forma intuitiva de reduzir de forma sustentável os prazos de entrega.

Fundamentos da redução dos prazos de entrega

O lead time descreve o período de tempo que um processo leva do início ao fim. Por exemplo, na manufatura, ele mede o tempo que um processo de produção exige de recebimento do pedido para envio de mercadorias.

Como regra, o lead time consiste nos seguintes componentes de tempo:

• Tempo de transporte: Tempo necessário para o transporte físico ou digital de um processo ou produto entre as etapas do processo.
• Tempo ocioso: Tempo durante o qual um processo não está sendo trabalhado e está aguardando processamento adicional — por exemplo, em um depósito, caixa de entrada ou fluxo de trabalho digital.
• Tempo de configuração: Hora de preparar um processo ou máquina antes do início do processamento real.
• Tempo de processamento: Tempo ativo durante o qual um processo é realmente executado ou processado posteriormente.
• Tempo de controle: Tempo para inspeções, aprovações ou medidas de garantia de qualidade.
• Tempo de espera: Tempo que passa devido à falta de informações, recursos ou decisões.

Quanto mais precisamente os componentes de tempo individuais são registrados, mais especificamente os gargalos podem ser identificados e os prazos de entrega reduzidos. No entanto, quantificação precisa geralmente é difícil porque faltam fontes de dados confiáveis ou apenas os principais números agregados estão disponíveis. A Process Mining resolve esse dilema capturando os registros de data e hora reais de todas as etapas do processo com base em traços digitais em sistemas de TI, permitindo assim uma análise completa e baseada em dados dos vários componentes de tempo.

Otimizando os prazos de entrega com a Process Mining - como funciona

O Process Mining é um método de análise baseado em dados que torna visíveis os fluxos reais do processo com base em traços digitais. Esses rastreamentos ou registros de eventos são gerados automaticamente nos sistemas de TI e contêm informações sobre as etapas do processo, sua sequência temporal e os recursos envolvidos. Ferramentas de Process Mining avalie esses dados, vincule-os a um modelo de processo completoe, assim, revelam onde os processos são executados conforme planejado e onde ocorrem atrasos, desvios ou gargalos.

A Process Mining cria a base para reduzir de forma sustentável os prazos de entrega. A tecnologia possibilita sistematicamente identificar gargalos temporais. Ele mostra onde existem longos períodos de inatividade entre etapas individuais do processo, fases de espera recorrentes durante as aprovações ou variantes de processo semelhantes a ciclos com repetições desnecessárias. Usando dados históricos, também é possível determinar o quão estáveis ou voláteis são os processos individuais. A transparência adquirida permite uma intervenção direcionada nas alavancas que têm a maior impacto no prazo de entrega.

A Process Mining é particularmente eficaz quando os processos são executados em vários sistemas, como é o caso da logística ou da produção, por exemplo. Process Mining em logística reúne esses dados dispersos e, assim, cria uma base sólida para melhorias sustentáveis do processo. O mesmo se aplica a Process Mining na produção.

Reduzindo os prazos de entrega — Métodos para otimização

Reduzir os prazos de entrega exige uma abordagem sistemática baseada em uma análise bem fundamentada dos processos existentes. Com os insights da Process Mining, medidas de otimização direcionadas podem ser derivadas e implementadas. Apresentamos as medidas mais importantes para reduzir o lead time.

• Eliminação dos tempos de inatividade: Os tempos de inatividade ocorrem quando os processos permanecem desnecessariamente longos entre duas etapas de processamento. A Process Mining mostra onde essas perdas de tempo ocorrem, quantifica sua extensão e revela atrasos sistemáticos entre determinadas etapas do processo.
• Otimização dos processos de aprovação e decisão: Muitos processos são retardados por atrasos nas aprovações ou inspeções manuais. A Process Mining revela quanto tempo os processos individuais aguardam pelas aprovações, onde existem gargalos no fluxo de aprovação e com que intensidade eles afetam o prazo geral de entrega.
• Padronização das variantes do processo: Caminhos de processamento diferentes para processos iguais ou similares geralmente resultam em ineficiências. O Process Mining revela todas as variantes de processo existentes e permite uma comparação sistemática em relação aos prazos de entrega. Devido à possibilidade de padronização, a Process Mining oferece um potencial considerável para lidar com bens de consumo.
• Automação de etapas de trabalho manual: As atividades manuais e recorrentes geralmente são demoradas e propensas a erros. O Process Mining identifica as etapas do processo com alto potencial de automação analisando sua frequência, grau de padronização e suscetibilidade a erros.
• Otimização de recursos: Os gargalos no pessoal ou nas máquinas aumentam os tempos de espera. O Process Mining analisa a utilização de recursos em todo o processo e identifica com precisão onde e quando ocorrem gargalos de recursos.
• Monitoramento contínuo do processo: Reduzir os prazos de entrega a longo prazo exige monitoramento contínuo. O Process Mining oferece a possibilidade de monitoramento em tempo real do desempenho do processo, para que os desvios possam ser detectados precocemente e as contramedidas possam ser iniciadas.

Por que vale a pena reduzir os prazos de entrega

A redução dos prazos de entrega afeta diretamente o desempenho operacional. Isso fortalece a competitividade, melhora a satisfação do cliente e cria um novo escopo nas operações diárias.

• Compromisso de capital reduzido: Prazos de entrega mais curtos significam menos capital limitado na forma de estoque, produtos semiacabados e trabalho em andamento. Isso melhora a liquidez e permite investimentos alternativos em atividades de criação de valor.
• Aumento da produtividade: A eliminação dos tempos de espera e das atividades que não agregam valor leva a uma maior produtividade dos recursos existentes. Funcionários e equipamentos podem processar mais pedidos ao mesmo tempo.
• Confiabilidade de entrega aprimorada: Com prazos de entrega mais curtos e estáveis, a confiabilidade no cumprimento das datas de entrega aumenta. Isso reduz pedidos urgentes, turnos especiais e transportes expressos caros.
• Níveis mais baixos de estoque: Prazos de entrega mais curtos permitem uma redução do estoque de segurança e do armazenamento intermediário, o que reduz os custos de armazenamento e o risco de envelhecimento e perdas de valor.
• Maior flexibilidade: Reduzir os prazos de entrega significa ser capaz de reagir mais rapidamente às necessidades do cliente, às mudanças do mercado ou às interrupções na cadeia de suprimentos.

Reduzindo os prazos de entrega - com a Process Mining da Process.Science

A introdução da Process Mining é desnecessariamente complicada em muitas empresas. As soluções convencionais geralmente exigem meses de preparação e treinamento extensivo. Como resultado, muitas empresas evitam a implementação ou os projetos ficam paralisados.

Em Process.Science, facilitamos as coisas para você. Nossas ferramentas de Process Mining se encaixam diretamente no seu ambiente de Business Intelligence existente. Você simplesmente continua trabalhando na interface familiar e confiável. A implementação ocorre com o mínimo de esforço, mas fornece rapidamente resultados utilizáveis. Seus dados também permanecem onde devem estar: na sua empresa. Com nossas soluções de Process Mining, você se concentra no que importa: entender seus processos, reduzir os prazos de entrega e aumentar sua eficiência.

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