تعد عملية المشتريات نقطة الانطلاق للعديد من سلاسل القيمة، وتلعب دوراً حاسماً في تحديد مدى توفر المواد أو المكونات أو الخدمات في الوقت والمكان المناسبين. لذا، فإن تحسين عمليات المشتريات أمر بالغ الأهمية؛ فهي تضمن القدرة الإنتاجية، وبالتالي تساهم في تعزيز القدرة التنافسية للشركات. فكلما كانت عملية المشتريات أكثر سلاسة، زادت مرونة الشركة في الاستجابة للتغيرات في السوق أو لدى الموردين أو في حجم الطلب.
ومع ذلك، غالباً ما يكون تحسين هذه العمليات في الواقع أصعب مما هو متوقع. وتكمن الأسباب وراء ذلك عادةً في تشتت الأنظمة، وانقطاع تدفق المعلومات، وعدم شفافية العمليات. وهنا يأتي دور تعدين العمليات كحل فعال؛ حيث تجعل طريقة التحليل القائمة على البيانات مسارات العمل الحقيقية مرئية بناءً على الآثار الرقمية، وتوفر رؤى موضوعية حول عمليات المشتريات الفعلية. وهذا ما يمكن هذه الطريقة من تحسين عمليات المشتريات استناداً إلى حقائق ثابتة.
تشمل عملية المشتريات جميع الأنشطة اللازمة للحصول على السلع والخدمات المطلوبة من موردين خارجيين. وتمر هذه العملية عادةً بخمس مراحل رئيسية:
تمتد عملية المشتريات عبر أقسام متعددة. ويعمل كل قسم من هذه الأقسام باستخدام أنظمته التقنية الخاصة، ويسعى لتحقيق أهداف مختلفة، ولديه سير عمل محدد. يؤدي هذا التشتت التنظيمي إلى انقطاع تدفق المعلومات، وفقدان الربط بين الأنظمة، والاعتماد على النقل اليدوي للبيانات، مما ينتج عنه نقص في الشفافية، وطول فترات التنفيذ، وزيادة في جهود التنسيق. بالإضافة إلى ذلك، لا تتبع العمليات دائماً المعايير المحددة: فعلى سبيل المثال، يتم تلبية المتطلبات خارج نطاق العملية المقصودة (ما يعرف بالشراء غير المنضبط أو "Maverick Buying").
كل هذا يؤثر سلباً على جودة العمليات ويجعل من الصعب تقييم الأداء الفعلي أو أسباب التأخير بموضوعية. كما أن خطوات العمل لا تُوثق بشكل منهجي، مما يؤدي إلى فجوات في إمكانية التتبع. توفر أدوات تعدين العمليات قيمة مضافة حاسمة في هذا الصدد؛ فهي تحلل الآثار الرقمية التي تُنشأ في أنظمة تكنولوجيا المعلومات أثناء كل معاملة وتجمعها لتكوين صورة كاملة لمسار العملية الفعلي. تشكل هذه الشفافية الأساس لتحسين عمليات المشتريات القائم على البيانات.
تعدين العمليات هو طريقة تحليل قائمة على البيانات تقوم بإعادة بناء وتصور عمليات الأعمال الحقيقية بناءً على الآثار الرقمية في أنظمة تكنولوجيا المعلومات. تترك كل خطوة في أنظمة المؤسسات مثل (ERP) أو (CRM) بصمة رقمية. تحتوي ما يسمى بـ سجلات الأحداث (event logs) على معلومات حول الطوابع الزمنية، والإجراءات المنفذة، والأشخاص المسؤولين. يقوم تعدين العمليات بتقييم هذه الآثار ودمجها لتشكيل صورة كاملة وموضوعية لمسارات العمل الفعلية. ويتم التمييز هنا بين اكتشاف العمليات، والتحقق من الامتثال، والتحسين.
يعمل تعدين العمليات على جمع مصادر البيانات المشتتة في عملية المشتريات، ويكشف لأول مرة كيف تتداخل الخطوات الفردية فعلياً، بدءاً من طلب الشراء وحتى الدفع.
تتضمن عمليات المشتريات العديد من مسارات العمل التفصيلية مع مجموعة واسعة من التفاعلات. يوفر تعدين العمليات الشفافية اللازمة لجعل مثل هذه العمليات مرئية وتحسينها بشكل مستهدف.
يعد الشراء غير المنضبط أحد أكثر المشكلات شيوعاً وتكلفة في المشتريات. غالباً ما تنشأ هذه المشتريات بسبب ضيق الوقت، أو عدم وضوح العمليات، أو نقص تكامل الأنظمة، وترتبط عادةً بـ زيادة التكاليف ومخاطر الامتثال. يحدد تعدين العمليات تلقائياً عمليات الشراء غير المنضبط من خلال التعرف على أنماط مثل استلام بضائع دون طلب، أو فواتير دون طلب مسبق، أو أوقات تسليم سريعة بشكل غير معتاد. يمكن لهذه التقنية قياس هذه الانحرافات وتتبع مصدرها، ولهذا السبب يوفر تعدين العمليات رؤى قيمة للتحكم في قطاع التجزئة.
غالباً ما تتسم عملية استلام البضائع بطول فترات الانتظار بين التسليم والتسجيل، أو عدم اكتمال عمليات فحص الاستلام، أو الإدخالات المكررة في أنظمة متعددة. يوفر تعدين العمليات شفافية حول المدة التي تظل فيها البضائع فعلياً في منطقة الاستلام قبل فحصها وتسجيلها وتخزينها. يحدد تعدين العمليات في الخدمات اللوجستية الاختناقات في فحص استلام البضائع ويكشف عن أماكن انقطاع تدفق المعلومات بين الأنظمة المختلفة التي تؤدي إلى التأخير.
تؤدي خطوات الموافقة اليدوية، والإدخالات المكررة، ونقص تكامل الأنظمة إلى تأخيرات كبيرة في عملية الطلب. يكشف تعدين العمليات عن الأماكن التي لا تسير فيها العمليات بسلاسة، والأنشطة التي يتم تكرارها، ومقدار الوقت الضائع نتيجة لهذه الحلقات المفرغة.
غالباً ما تتسم معالجة المدفوعات بعدم الكفاءة بسبب تعقيد عمليات التحقق من الفواتير، أو غموض مسارات الاعتماد، أو نقص التنسيق بين إدارتي المشتريات والمحاسبة. يعمل تعدين العمليات على تصور دورة معالجة الفواتير بالكامل ويوضح ما إذا كانت الفاتورة نفسها تخضع للتدقيق عدة مرات أو يتم اعتمادها عبر قنوات مختلفة.
غالباً ما يُنظر إلى إدخال تقنية تعدين العمليات على أنه تحدٍ. وتتجنب العديد من الشركات الجهد المطلوب لعمليات تكامل إضافية في الأنظمة أو تخشى من تعقيدات التنفيذ. وينطبق هذا بشكل خاص على المشتريات، حيث تمتد العمليات لتشمل المشتريات والخدمات اللوجستية والمحاسبة وتكنولوجيا المعلومات.
مع Process.Science، أصبح التنفيذ بسيطاً بشكل مدهش. الفرق الجوهري هو أن حلولنا يمكن دمجها مباشرة في منصات ذكاء الأعمال الحالية لديك. وهذا يتيح لك تحليل عملياتك حيثما تتجمع بياناتك بالفعل. الميزة هي: لا حاجة لمنصة إضافية، ولا تعقيدات، ولا مشاريع تنفيذ طويلة. بدلاً من ذلك، ستحصل بسرعة على رؤى عملية حول عملياتك الواقعية. بفضل حلولنا الجاهزة لـ Power BI و Qlik Sense، يمكنك تحديد فرص تحسين عمليات المشتريات لديك مباشرة.
